1989-2014: WWW, de una propuesta de gestión de información a un universo de información por descubrir.

logo de la WWWLa preocupación por mejorar la gestión de información ha sido, es y seguirá siendo una de las áreas de mayor interés a lo largo de la evolución de nuestra disciplina, formando parte del núcleo central de la misma desde su génesis. De no haber sido así, ¿cómo hubiera podido el bibliotecario Calímaco de Cirene gestionar los miles de rollos de papiro que poblaban las estanterías y armarios de la mítica Biblioteca de Alejandría? Obviamente, sin gestión de información, la única respuesta posible era la magia, algo sobre lo cual estaban muy versados en la antigüedad pero ya no tan de moda en pleno siglo XXI.

Como disciplina científica, la Gestión de Información (muchas veces es denominada Gestión de Información en las Organizaciones) es la aplicación de los principios de gestión a la adquisición, organización, control, difusión y uso de información relevante para el funcionamiento eficaz de las organizaciones de todo tipo (Wilson, 2002). Con el término "información" nos referimos a todos los tipos de información de valor para una organización, tanto si tiene su origen dentro o fuera de la misma, incluyendo los recursos de datos (datos de producción o de facturación como ejemplo) y archivos relacionados (la organización del personal, los datos de investigación de mercado o de inteligencia competitiva) de entre una amplia gama de fuentes). La Gestión de Información, así entendida, se refiere al valor, la calidad, la propiedad, el uso y la seguridad de la información en el contexto del desempeño de la organización (Wilson, 2002).

portada del artículo 'As we may think' de Vannevar BushSe puede pensar que la confluencia entre la Gestión de Información y la World Wide Web es un fenómeno contemporáneo (algo lógico tras ver la idea de Berners-Lee y su tremendo éxito), pero sus orígenes son algo más lejanos en el tiempo. Por un lado está el cambio de paradigma en la gestión documental auspiciado por los profesionales de los archivos federales norteamericanos a partir de la teoría del 'Records Management' de principios de los años cincuenta (Llansó i Sanjuan, 1993, p.73), algo que derivó en la necesaria reforma en los métodos de trabajo y, por otro lado, encontramos la corriente de pensamiento que surge alrededor de la idea del hipertexto concebida por Vannevar Bush ('As we may think', 1945), justo al final de la II Guerra Mundial y que desarrollan posteriormente otros investigadores, destacando entre todos ellos T.H. Nelson ('http://u-tx.net/ccritics/literary-machines.html'. 1981) con su proyecto de sistema de gestión de la literatura universal Xanadú y Douglas Engelbart con el desarrollo de los primeros interfaces gráficos de usuario y los dispositivos que los hacían posible, como el primer mouse o ratón (Cantos et. al., 1994).

El embrión de la Gestión de Información como disciplina está en el desarrollo en el tiempo del concepto 'Records Management', la forma de trabajar con los documentos de archivo basada en una simple premisa: almacenar únicamente la información verdaderamente necesaria para la gestión de las instituciones en su actividad cotidiana. Esta gestión documental se asienta en cuatro pilares:

  1. el concepto de ciclo de vida; more than paper: imagen
  2. los programas de atención continuada
  3. el control de la gestión y ...
  4. la especialización de quienes la practican (Llansó i Sanjuan, 1993, p.73).

Bajo esta perspectiva, la gestión documental no se centra en conservar toda la documentación que día a día se genera (en la espera de que un siglo futuro un investigador tome una serie de datos para incluirlos luego en su tesis doctoral o en una novela histórica), sino se preocupa en analizar la información, describirla adecuadamente según estándares aceptados internacionalmente, identificar el ciclo de vida de la misma una vez ha entrado en nuestro sistema de información, procurar copias de seguridad para aquellos documentos de valor histórico perenne, decidir cuándo estos documentos pueden ser accesibles al público y de qué manera y, finalmente, proceder a la destrucción de los mismos cuando ya no resulten necesarios. Así, esta disciplina pone en valor la información almacenada (incluso cuando ese documento parece ya haber perdido valor administrativo que no histórico), y propicia su reutilización en repositorios, portales y sitios web especializados, otorgando un valor añadido a documentos que, de otra manera, estarían apilados en estanterías inútiles sin poder ofrecer información alguna tras su recepción y/o creación. Así, la Gestión de Información devuelve (de alguna manera) parte de vida a documentos que de otra forma, serían olvidados con el paso del tiempo.

Tal como indicaba Wilson (1989), estas ideas no pueden llevarse a cabo sin un adecuado soporte tecnológico que permita diseñar los sistemas de flujo de trabajo y los niveles de acceso a estas colecciones documentales (una realidad fácilmente constatable es que resulta imposible ser gestor de información sin ser un tecnólogo de la información). La aplicación de estas ideas (y de las tecnologías asociadas) a la Gestión de la Información en cualquier tipo de organización (una empresa de transportes, una fábrica de muebles, un concesionario de automóviles o una agencia de publicidad, por ejemplo) y sobre cualquier tipo de documento (estadísticas de clientes que usan el autobús a una hora determinada, los planos para el diseño de mesas y sillas, los datos de venta de un modelo de coche por determinadas áreas urbanas y sectores de edad o la gestión documental de los proyectos desarrollados previamente para uno de nuestros clientes), constituye la tercera pata del banco sobre el que se asienta la Gestión de Información actual, actividad que, en contextos y situaciones de negocio específicas puede considerarse estratégica.

Corresponde ahora estudiar cómo y por qué, la World Wide Web se convirtió en una apuesta (solución) para garantizar una adecuada gestión de información.


icono del open access movementPrimera parte de la versión HTML del trabajo del mismo título depositado en DIGITUM, el repositorio digital de la Universidad de Murcia.

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